Das Entgelttransparenzgesetz: Was Sie als Arbeitgeber wissen müssen

Das seit dem 30. Juni 2017 wirksame Gesetz zur Förderung der Entgelttransparenz zwischen Männern und Frauen, kurz Entgelttransparenzgesetz, soll vor allem Frauen dabei unterstützen, ihren Anspruch auf gleiche Bezahlung bei gleichwertiger Arbeit durchzusetzen. 

Dabei umfasst das Gesetz drei wesentliche Bestandteile, die die Gestaltung der Entgelte für Arbeitnehmer nachvollziehbar machen sollen:

  • Auskunftsanspruch
    Das Entgelttransparenzgesetz sieht vor, dass Beschäftigte die Entgeltstrukturen ihres Betriebes sowie die Verfahren und Kriterien zu deren Bestimmung beim Arbeitgeber erfragen können. Der Arbeitgebende ist in diesem Fall zur Auskunft verpflichtet.
  • Aufforderung zu Prüfverfahren 
    Des Weiteren fordert das Gesetz Arbeitgeber mit mehr als 500 Beschäftigten dazu auf, sich durch Anwendung entsprechender Prüfverfahren über die Einhaltung des Entgeltgleichheitsgebots zu vergewissern. Jedoch ist der Arbeitgeber zu dieser Prüfung nicht verpflichtet.
  • Berichtspflichten
    Bestimmte Arbeitgeber unterliegen laut dem Entgelttransparenzgesetz der Verpflichtung, über die betriebliche Gleichstellung von Frauen und Männern Bericht zu erstatten. Dieser Bericht hat nicht nur Statistiken über die Beschäftigtenstruktur, sondern darüber hinaus auch die im Unternehmen durchgeführten Maßnahmen zur Gewährleistung der Entgeltgleichheit zu enthalten.

Individueller Auskunftsanspruch laut Entgelttransparenzgesetz

Der individuelle Auskunftsanspruch gilt für alle Beschäftigten, in deren Betrieb in der Regel mehr als 200 Arbeitnehmer beim selben Arbeitgeber beschäftigt sind. Dazu zählen auch in Heimarbeit Beschäftigte sowie Beschäftigte in Ausbildungs-, oder Praktikumsverhältnissen. Zeitarbeitnehmer und arbeitnehmerähnliche Personen, wie Handelsvertreter und Freie Mitarbeiter, zählen im Sinne des Entgelttransparenzgesetzes nicht zu dieser Gruppe der Beschäftigten.

Beabsichtigt ein Arbeitnehmer, seinen Auskunftsanspruch beim Arbeitgeber geltend zu machen, so hat die entsprechende Forderung schriftlich zu erfolgen. Aus dem Schreiben hat sowohl die konkrete gewünschte Information als auch eine Vergleichstätigkeit hervorzugehen, die möglichst konkret benannt werden soll.

Folgende Informationen können laut Entgelttransparenzgesetz mit dem individuellen Auskunftsanspruch gefordert werden:

  • Die Kriterien und Verfahren zur Entgeltbildung des jeweiligen Beschäftigten
  • Die Kriterien und Verfahren zur Entgeltbildung einer Vergleichstätigkeit
  • Der Mittelwert des Entgeltes einer Vergleichsgruppe des anderen Geschlechts

Der Arbeitgeber ist daraufhin verpflichtet, dem Beschäftigten ausführliche Angaben zur Ermittlung seiner Vergütung vorzulegen und hat zur Ermittlung des Vergleichsentgelts das Entgelt aller Beschäftigten der entsprechenden Vergleichsgruppe heranzuziehen.

Eine Ausnahme und Erleichterung gilt dabei jedoch durch die Angemessenheitsvermutung nach § 4 Abs. 5  für tarifgebundene Arbeitgeber. Hier wird davon ausgegangen, dass die tariflichen Regelungen unter Berücksichtigung des Entgeltgleichheitsgebots ausgehandelt wurden und daher diesbezüglich angemessen sind. In Bezug auf die Auskunftspflicht gilt dann die sogenannte Privilegierungsregelung für tarifanwendende Arbeitgeber. In diesem Fall hat der Arbeitgeber lediglich eine entsprechende Erklärung zur Tarifanwendung vorzulegen.

Aufforderung zum Prüfverfahren laut Entgelttransparenzgesetz

Die im Entgelttransparenzgesetz festgeschriebene Aufforderung zum Prüfverfahren gilt für private Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten.
Sie hält den Arbeitgeber an, die Einhaltung des Entgeltgleichheitsgebotes im Unternehmen mithilfe entsprechender Verfahren zu prüfen. Jedoch ist der Arbeitgeber zu einer solchen Prüfung nicht gesetzlich verpflichtet.

Zur Durchführung des Prüfverfahrens werden drei Methoden empfohlen:

  • „EG-Check“
    Mithilfe des von der Hans-Böckler-Stiftung entwickelten Entgeltgleichheits-Checks kann jeder Entgeltbestandteil durch verschiedene Verfahren auf Diskriminierungspotenzial geprüft werden.
  • „Monitor Entgelttransparenz“
    Das Online-Tool des Bundesfamilienministeriums soll Arbeitgeber bei der Durchführung von Prüfverfahren unterstützen und erleichtert deshalb die Bestandsaufnahme, den Tätigkeitenvergleich sowie die Analyse der Verdienststrukturen.
  • „Gendergerechtigkeit stärken – Entgeltgleichheit sicherstellen“
    Der Leitfaden der International Labour Organisation ILO beschreibt sieben Schritte, in denen der Arbeitgeber die betriebliche Situation in Bezug auf eine Gleichstellung der Geschlechter analysieren kann.

Entscheidet sich der Arbeitgeber für die Durchführung eines solchen Prüfverfahrens, sind folgende Mindestanforderungen einzuhalten:

  • In einer Bestandsaufnahme hat der Arbeitgeber die aktuellen Entgeltregelungen und Arbeitsbewertungsverfahren seines Unternehmens offenzulegen und alle Entgeltbestandteile einzeln aufzuführen.
  • Die Bewertung dieser aktuellen Regelungen hat anschließend in einer entsprechenden Analyse stattzufinden, welche die Angaben der Bestandsaufnahme durch statistische Verfahren auf ihre Angemessenheit hinsichtlich des Entgeltgleichheitsgebots prüft.
  • Im abschließenden Ergebnisbericht sollen die Ergebnisse der vorangehenden Analyse zusammengefasst, und eventuell erforderliche Anpassungen aufgezeigt werden. Darüber hinaus hat der Arbeitgeber sowohl seine Beschäftigten, als auch den Betriebsrat über die Ergebnisse der Prüfung in Kenntnis zu setzen.

Das Entgelttransparenzgesetz enthält zur Durchführung des Prüfverfahrens sowie zur Art und Weise der Ergebnispräsentation keine Vorgaben, empfiehlt jedoch eine regelmäßige Durchführung des Prüfverfahrens im Abstand von höchstens fünf Jahren.

Berichtspflicht laut Entgelttransparenzgesetz

Nach §§ 264, 289 HGB lageberichtspflichtige Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten sind laut Entgelttransparenzgesetz zur Erstellung eines Berichts verpflichtet, der folgende Angaben zur Einhaltung des Entgeltgleichheitsgebotes enthält:

  • Durchschnittliche Anzahl der Beschäftigten, aufgeschlüsselt nach Geschlecht
  • Betriebliche Maßnahmen zur Förderung der Gleichstellung der Geschlechter z.B. Schulungen zur Gleichbehandlung, Förderung von Frauen in Führungspositionen
  • Maßnahmen zur Herstellung von Entgeltgleichheit von Frauen und Männern z.B. Entgeltregelungen, Arbeitsbewertungsverfahren

Der Bericht ist von betroffenen Arbeitgebern alle fünf, von tarifanwendenden Arbeitgebern alle drei Jahre zu erstellen, wobei sich die statistischen Angaben des Berichts nur auf das jeweils letzte Kalenderjahr beziehen.

Weiterführende Informationen zum Entgelttransparenzgesetz

sowie genaue Anleitungen zur Entgeltfindung, der Vergleichsentgeltberechnung und zu den einzelnen Prüfverfahren finden Sie in der entsprechenden Literatur der Arbeitgeberbibliothek.

Empfehlungen

Der Beschäftigtendatenschutz als Teil der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Der neue Beschäftigtendatenschutz ab Mai 2018

Im Dezember 2015 einigten sich die EU-Kommission und das Europäische Parlament auf neue Vorgaben der Datenschutz Grundverordnung, die von Unternehmen, nach einer Umstellungszeit von zwei Jahren, ab dem 25. Mai 2018 einzuhalten sind.
Die Anpassungen des europäischen Datenschutzrechts betreffen dabei sowohl personenbezogene Daten von Klienten eines Unternehmens als auch die Daten der Beschäftigten dieses Unternehmens.

Dieser sogenannte Beschäftigtendatenschutz unterliegt auf nationaler Ebene der individuellen Ausgestaltung des jeweiligen EU Mitgliedsstaats. In Deutschland liegen solche spezifischen Regelungen in Form des „Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetzes EU“ vor, das ebenfalls ab Mai 2018 rechtlich geltend ist.

Für Arbeitgeber gilt es daher, die unternehmerischen Prozesse im Hinblick auf die neue Datenschutz Grundverordnung und besonders den Beschäftigtendatenschutz zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Neben personellen Verwaltungsprozessen und anderen Verarbeitungsvorgängen sollten dabei auch alle bestehenden Betriebsvereinbarungen erneut auf ihre Rechtskonformität geprüft werden.

Grundlagen der neuen Datenschutz Grundverordnung

Die neue Datenschutz Grundverordnung, welche die seit dem Jahr 1995 geltende Richtlinie 95/46/EG zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ersetzt, verfolgt vorrangig folgende Ziele:

  • Den Schutz personenbezogener Daten innerhalb der EU
  • Die Gewährleistung des freien Datenverkehrs innerhalb der EU
  • Den Schutz der Grundrechte und – Freiheiten durch die oben genannten Ziele

Die Bestimmungen der Datenschutz Grundverordnung betreffen in Deutschland dabei sowohl die automatisierte, als auch die nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten und müssen gemäß des Beschäftigungsdatenschutzgesetzes in jedem Fall vom Arbeitgeber eingehalten werden.

Folgende Grundsätze der Datenverarbeitung sind unter anderem in der neuen Verordnung zum Beschäftigtendatenschutz festgehalten:

  • Rechtmäßigkeit
    Personenbezogene Daten sind im Unternehmen „rechtmäßig“ zu verarbeiten. Die Verordnung enthält hierfür gewisse Erlaubnistatbestände, die die Verarbeitung solcher Daten rechtfertigt.
  • Transparenz
    Personenbezogene Daten sind so zu verarbeiten, dass der Prozess für die betroffenen Personen nachvollziehbar ist. Betroffene Personen müssen über die Verarbeitung ihrer Daten sowie über deren Zweck in Kenntnis gesetzt werden.
  • Zweckbindung
    Personenbezogene Daten dürfen nur für im Vorfeld festgelegte eindeutige und legitime Zwecke erhoben und verarbeitet werden.
  • Datenminimierung
    Der Umfang der erhobenen Daten muss dem Zweck entsprechend auf das geringste notwendige Maß beschränkt sein.
  • Integrität und Vertraulichkeit
    Die Sicherheit der erhobenen Daten muss vom Verantwortlichen durch entsprechende technische Maßnahmen gewährleistet sein.

Grundlagen des Beschäftigtendatenschutzes

Es ist zu beachten, dass die nationalen gesetzlichen Spezifizierungen nur dann gelten, wenn die EU Verordnung keine unmittelbare Regelung für den jeweiligen Bereich beinhaltet – das trifft insbesondere auf den Beschäftigtendatenschutz zu. Durch das Beschäftigungsdatenschutzgesetz sollen deshalb die Daten Beschäftigter sowie ihre Rechte und Freiheiten innerhalb des Beschäftigungsverhältnisses geschützt werden.

Folgende Vorgaben sind von Arbeitgebern bei der Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses zu beachten:

  • Rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten
    Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten muss im Sinne des Beschäftigungsdatenschutzgesetzes zwingend erforderlich sein und für einen rechtmäßigen Zweck erfolgen.
    Dazu zählen unter anderem die interne Personaladministration, die Planung und Erfassung der Arbeitszeit sowie die Gehaltsberechnung oder die Meldung zur Sozialversicherung.
  • Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung
    Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, vor der Verarbeitung personenbezogener Daten eine Einverständniserklärung des betroffenen Beschäftigten einzuholen.
    Diese Erklärung hat den Zweck der Datenverarbeitung sowie die Art der verarbeiteten Daten konkret und verständlich zu benennen und ist nachweislich zu dokumentieren.
  • Umgang mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten
    Gesonderten Regelungen unterliegt im Beschäftigtendatenschutz die Verarbeitung sogenannter besonderer Kategorien personenbezogener Daten. Dazu zählen unter anderem Informationen, die über die ethnische Herkunft, die religiöse oder politische Überzeugung oder den Gesundheitszustand des Beschäftigten Aufschluss geben.
    Diese Daten dürfen vom Arbeitgeber nur in bestimmten Ausnahmefällen erfasst und verarbeitet werden, die im nationalen Beschäftigungsdatenschutzgesetz festgeschrieben sind. Dazu zählt zum Beispiel die Nutzung gesundheitsbezogener Daten zur Entgeltfortzahlung bei längeren krankheitsbedingten Ausfällen.

Ernennung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutz Grundverordnung schreibt in Unternehmen, deren Kerntätigkeit in der Verarbeitung oder Überwachung personenbezogener Daten besteht, die Benennung eines Datenschutzbeauftragten vor.

Das deutsche Beschäftigungsdatenschutzgesetz spezifiziert diese Vorgaben wie folgt:

  • Benennungspflicht
    Der Benennungspflicht eines Datenschutzbeauftragten unterliegen Arbeitgeber von Unternehmen mit mindestens zehn Beschäftigten, deren Kerntätigkeit in der automatisierten Datenverarbeitung liegt.
    Dazu zählt auch die Datenverarbeitung zum Zweck der personenbezogenen oder anonymisierten Übermittlung sowie zu Zwecken der Markt- oder Meinungsforschung.
  • Zentrale Aufgaben
    Der Datenschutzbeauftragte hat den Arbeitgeber sowie die Beschäftigten über die Verarbeitung personenbezogener Daten hinsichtlich des Beschäftigtendatenschutzes zu informieren und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu überwachen.
    Darüber hinaus ist er Ansprechpartner für betroffene Beschäftigte sowie für die Aufsichtsbehörde, zum Beispiel im Rahmen einer Datenschutz-Folgenabschätzung.
  • Verantwortung
    Die Verantwortung für die Einhaltung des Beschäftigtendatenschutzes liegt dennoch stets beim verantwortlichen Arbeitgeber. Der benannte Datenschutzbeauftragte kann für eine eventuelle Nichteinhaltung der Datenschutz Verordnung nicht persönlich belangt werden.

Weitere Informationen zum Beschäftigtendatenschutz

Weiterführende Erklärungen zu den Anwendungsbereichen der gesetzlichen Bestimmungen, zum Umgang mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten sowie zu den Rechten betroffener Beschäftigter finden Sie in der entsprechenden Literatur der Arbeitgeberbibliothek.

Empfehlungen

Zurzeit sind in dieser Kategorie keine Produkte vorhanden.

Diese Seite verwendet Cookies. Mit dem Besuch dieser Seite erklären Sie sich mit der Verwendung von Cookies einverstanden. Weiterlesen …